Des archives capitales
Les archives sont indispensables dans une entreprise. Elles permettent de surveiller l’évolution de la marque, de définir des stratégies, mais aussi de se justifier en cas de conflit. Pour les données financières, elles sont obligatoires et devront être présentées à la demande en cas de contrôle fiscal. Il en va de même pour les contrats et données des ressources humaines. La loi fixe d’ailleurs les délais de conservation, à respecter à la lettre. Vous trouverez notamment la liste des délais d’archivage ici.
Gardez oui, mais pas trop
La protection des données est également une thématique capitale en entreprise ; et les plus hautes autorités tentent de fixer de nouvelles règles, au niveau européen, notamment la durée de fin de vie des documents.
On estime qu’aujourd’hui 41% des PME serait en situation de risque d’infraction vis-à-vis des futures lois européennes pour leurs archives professionnelles. La plupart, parce qu’elles conservent trop de données ; et particulièrement des données personnelles (situation d’ex-employés, CV non retenus, données bancaires d’anciens clients, etc.). C’est d’autant plus vrai pour les données informatiques, issues souvent de prospection, jeux-concours, etc.
Or, conserver des données privées au-delà du délai légal, c’est s’exposer à de lourdes pénalités financières, pouvant atteindre 20 millions d’euros pour les entreprises avec un gros chiffre d’affaires annuel.
Se faire accompagner
A la vue de toutes les difficultés et de la complexité légale et technique de l’archivage, il est donc fortement recommandé de se faire accompagner par des professionnels. Certaines entreprises spécialisées proposent des services d’archivage externe et sécurisé pour vos documents, mais aussi la numérisation des archives. Vous pouvez également faire appel à la société Archiveco, qui propose un service de conseil aux entreprises pour la mise en place d’une stratégie d’archivage optimale.